Ob und wie stark Sie von der Pflicht zur elektronischen Rechnung betroffen sind, ist sehr individuell. Das Bundesfinanzministerium hat ein Hilfeseite veröffentlicht, um die häufigsten Rückfragen zu beantworten. Diese Hilfeseite finden Sie hier.
Elektronische Rechnung
Elektronische Rechnungen müssen in einem genormten Format vorliegen und auf rein elektronischem Weg versendet und aufbewahrt werden. Ein normales PDF zählt nicht als elektronische Rechnung.
Elektronischer Rechnungsempfang
Zum 01.01.2025 sind grundsätzlich alle Unternehmen im B2B-Bereich (Geschäfte zwischen zwei Unternehmen) verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Der Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen darf nur auf dem digitale Weg passieren.
Der Versand von elektronischen Rechnungen ist noch optional. Papierrechnungen und weitere Formate sind weiterhin zulässig, sofern beide Parteien dem zustimmen.
Aufbewahrung
Elektronische Rechnungen müssen im empfangenen, digitalen Format vollständig aufbewahrt werden. Ein Ausdruck einer elektronischen Rechnung ist nicht erlaubt.
Bei der Speicherung einer elektronischen Rechnung müssen die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) erfüllt werden. Eine einfache Speicherung auf der Festplatte ist nicht ausreichend.
Empfehlungen
- Richten Sie eine E-Mail-Adresse für den Empfang elektronischer Rechnungen ein (z.B. rechnungen@ihrunternehmen.de).
- Führen Sie eine Software zur digitalen Buchhaltung ein, die GoDB-konform ist, und speichern Sie die elektronischen Rechnungen in dieser Software.
- Bereiten Sie sich darauf vor, dass Sie ab 2027/2028 auch elektronische Rechnungen ausstellen und versenden müssen.